SISTEM
INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN PENGEMBANGAN USAHA PERUSAHAAN TRAVEL ANTARA
DENGAN SISTEM ONLINE DAN KERJASAMA BERSAMA TRAVELOKA
—————
Oleh :
Gita Wulansari Wahyuni
Akuntasi
Universitas Mercu Buana Yogyakarta
—————
Penjalan
online sudah banyak dikenal dikalangan masyarakat. Semakin banyak orang yang
menggunakan media online untuk pemesanan tiket pesawat, hotel, dll. TRAVELOKA
menggunakan sistem penjualan dengan menggunakan jasa internet, berbasis web dan
dapat bertransaksi dengan online tanpa tanpa adanya tatap muka antara pembeli
dan penjual.Ini tentu saja sangat memudahkan para pembeli yang berasal dari
daerah jauh untuk melakukan trasaksi atau pemesanan dengan harga yang normal.
Untuk itu
Perusahaan Travel Antara melakukan kerjasama dengan manajemen pemasaran online
seperti halnya Traveloka.
Perusahaan
Travel Antara merupakan salah satu perusahan yang bergerak dibidang penyedia
jasa travel daerah dengan rute perjalanan Bandung-Yogyakata, dan sebaliknya.
Adapun jenis sarana dan prasarana yang tersedia dalam usaha jasa travel daerah
ini yaitu antar jemput penumpang. Namun sebagai salah satu penyedia jasa travel daerah ini belum
terdaftar atau tidak resmi, usaha jasa travel Antara belum didukung dengan
pengolahan data perusahaan secara komputerisasi. Diantaranya data yang
berkaitan administrasi usaha dan pelaporan keuangan. Padahal melalui data-data
yang dimiliki dapat diambil informasi yang menyangkut kegiatan usaha. Nampaknya
terlihat adanya kinerja perusahaan yang rancu karena ketidaktersedian data
pendukung dalam pembuatan laporan keuangan. Salah satu solusi yang akan
menyelesaikan masalah tersebut adalah dengan membuat sebuah sistem yang akan
mengatur masalah administrasi perusaahaan.
A. Analisa Sistem Yang Sudah Ada
Usaha jasa
travel Antara berdiri pada tahun 2009
yang memiliki 2 buah armada mobil kijang inova. Dari hasil wawancara kepada
Travel Antara maka dapat diperoleh mengenai sistem informasi administrasi
maupun keuangan yang sudah berjalan.
Ø Sistem
informasi administrasi
Sebelum bekerjasama dengan Traveloka, calon penumpang
harus menghubungi melalui via telepon atau sms kepada supir yang bertugas.
Kemudian supir akan menjemput calon penumpang. Kalau sudah dijemput maka akan
langsung berangkat ke daerah tujuan yakni dari Bandung-Yogyakarta dan sebaliknya.
Sedangkan bukti tiket tidak ada. Namun pembayaran dapat dilakukan sebelum
berangkat ataupun setelah sampai ketempat tujuan.
Setelah bekerjasama dengan traveloka, maka sistem
berganti menjadi online. Beikut adalah flowchart sistem online :
Penjelasan
:
- Penjualan tiket dilakukan dengan cara masuk pada web traveloka : www.traveloka.co.id
- Customers memesan tiket : Customer klik menu pemesaan tiket travel. Dan mengisi data seperti : tanggal pemberangkatan, daerah awal pemberangkatan, daerah tujuan, dll
- Pendaftaran customer : customer mengisi data pribadi, sebagai acuan bila suatu saat memesan tiket travel lagi. Customer mengisi : nama lengkap, nomor identitas, alamat email, dan data lainnya.
- Customer melakukan transaksi pembayaran : setelah pembokingan tiket, customer diberikan kode transaksi yang berguna untuk melakukan pembayaran via ATM, atau kredit card. Bisa juga secara tunai yang dilakukan dikantor cabang Travel Antara.
- Setelah customer melakukan pembayaran, maka pihak keuangan melakukan pencetakan tiket.
- Tiket selesai dicetak
- Transaksi selesai.
Ø Sistem
infomasi keuangan
Sistem informasi keuangan yang
digunakan oleh Antara Travel tidak menggunakan sistem informasi akuntansi yang
sudah berlaku umum sehingga kami tidak menemukan data laporan keuangan. Dari
wawancara maka kami dapat memperoleh data modal awal untuk membeli dua buah
mobil yaitu sebesar Rp500.000.000, sedangkan
data pendapatan dan beban yang kami peroleh selama tujuh hari berturut-turut
adalah sebagai berikut:
- Data Pendapatan :
- Data Beban :
Dari data diatas, kami mencoba untuk membuat laporan
keuangan Antara Travel periode Mei-Juni 2014 sebagai berikut:
Dari laporan
keuangan tersebut maka dapat diambil informasi bahwa sistem kegiatan baik
administrasi dan keuangan usaha jasa travel Antara mengalami kerancuan. Untuk
itu diperlukan suatu perancangan sistem informasi keseluruhan yang bisa membantu
baik sistem administrasi maupun sistem keuangan usaha jasa travel Antara, agar kegiatan operasional usaha bisa
berjalan efektif dan lebih efisien sehingga dalam memperoleh laba usaha mampu
diukur besaran yang sesungguhnya.
Untuk
pengembangan usaha travel ini, maka di usulkan sebagai berikut :
a)
Pegawai :
Dalam data
pegawai berisi data pegawai yang bekerja di usaha jasa travel Antara serta
berisi data gaji pegawai sehingga pada periode tertentu data gaji pegawai dapat
diberikan ke bagian transaksi untuk diolah lebih lanjut dengan melampirkan
bukti.
b)
Transaksi :
Bagian transaksi memiliki peran yang penting, dimana di menu transaksi ini
menyimpan semua transaksi yang terjadi di usaha jasa travel Antara. Dalam pencatatan transaski ini maka
perlu menggunakan sistem akuntansi yang akurat, dimulai dengan pembuatan bukti
transaksi berupa tiket maupun bukti lainnya yang digunakan misalnya bukti
pembayaran beban-beban berupa nota keuangan. Sehingga akan diproses dan
akhirnya dapat dibuat laporan keuangan yang dapat dipercaya.
Adapun sistem informasi akuntansi yang berkaitan dengan hal ini dapat
dilakukan dengan berbagai tahapan sebagai berikut:
Transaksi
ini dapat dibagi menjadi dua, yaitu transaksi pendapatan dan transaksi untuk
beban usaha. Pengakuan pendapatan terjadi apabila penumpang sudah melakukan
pembayaran tiket dan pasti akan berangkat. Sementara pencatatan untuk beban
dapat dilakukan apabila ada bukti transaksi yang terjadi baik yang berkaitan
dengan kegiatan operasional usaha.
c)
Penumpang :
Pada bagian
penumpang ini terdapat dua bagian yaitu
pemesanan dan pelunasan tiket. Bagi penumpang yang memesan akan dicatat
pada bagian ini, selanjutnya pada tahap pelunasan tiket dilakukan ketika
memesan, akan berangkat dan ataupun setelah sampai tempat tujuan. Kemudian dari
transaksi pelunasan ini maka akan dikirim kebagian pengelolaan transaksi.
- Calon penumpang memesan tiket dengan cara datang langsung, menelpon langsung ke supir, atau memesan secara online di traveloka.co.id. Pembayaran tiket dapat dilakukan pada saat memesan tiket, akan berangkat atau setelah sampai tempat tujuan.
- Supir menjemput calon penumpang dan apabila semua calon penumpang sudah dijemput maka persiapan untuk keberangkatan.
- Ditengah perjalanan biasanya supir juga menerima penumpang tergantung pada kapasitas mobil pada saat itu. Untuk biaya penumpang yang menumpang ditengah jalan akan dikenakan biaya setengahnya. Untuk menghindari penyalahgunaan, maka akan diberikan juga bukti tiket. Kemudian tiket tersebut disimpan supir dan kemudian diserahkan kebagian administrasi dan keuangan.
- Setelah sampai ketempat tujuan maka para penumpang diantarkan langsung ke alamat yang diminta.
d)
Armada :
Pencatatan
administrasi bagian armada ini mengenai biaya penyusutan, kondisi kendaraan,
biaya perbaikan yang berkaitan dengan kendaraan yang selanjutnya akan
dikirimkan kebagian pengelohan transaksi
dengan melampirkan bukti atau memo.
Dalam suatu perencanaan proses
sistem, dilakukan beberapa tahapan perancangan yaitu sebagai berikut :
Ö Perancangan proses
Perancangan
ini dipergunakan sebagai pedoman dalam pembuatan sebuah sistem yang telah
direncanakan/dirancang. Perancangan sistem secara umum mengidentifikasikan
komponen-komponen sistem informasi yang akan dirancang. Pada tahapan
perancangan sistem, maka komponen sistem yang telah dirancang kemudian akan
diserahkan kapada user yang nantinya akan mengoperasikan sistem, apakah telah
sesuai atau belum dengan kebutuhan user.Komponen sistem yang didesain tersebut
meliputi model sistem, output(keluaran), input (masukan) dan kontrol.
Ö Flowchart yang diusulkan
Flowchart sistem
adalah gambaran secara umum bagaimana sistem berjalan.
Ö Data flow diagram
Data flow
diagram merupakan alat perancangan
sistem yang menggambarkan sebuah logika dan alur data yang terjadi pada sebuah
sistem. Data flow diagram digunakan untuk mengevaluasi sistem yang sudah ada
maupun perencanaan pembuatan sistem yang baru. Berikut ini adalah model Data
flow diagram yang kami rancang untuk
membantu usaha jasa travel Antara :
*
Pengguna (staf administrasi dan keuangan)
User
memiliki hak akses dalam menggunakan sistem dalam rangka untuk pengolahan data,
dengan demikian maka sistem ini dilengkapi dengan keamanan dipegang user, agar
tidak semua orang dapat bebas menggunakannya, sehingga pengelolaan bisa
dilakukan dengan baik oleh user yang diberi hak akses menggunakan sistem ini.
*
Informasi
Data yang diolah dalam sistem dapat
menjadi informasi penting bagi semua pihak terutama bagi pemilik karena
informasi yang diperoleh dapat digunakan sebagai sarana untuk pengambilan
keputusan.
* Tujuan
Tujuan pembuatan sistem informasi
administrasi dan keuangan usaha jasa travel Antara, yaitu:
- Bukti pertanggung jawaban berupa laporan keuangan kepada pemilik perusahaan;
- Dasar pertimbangan dalam menetapkan rencana maupun strategi yang akan diterapkan pada masa mendatang;
- Alat untuk menilai pelaksanaan kegiatan perusahaan secara keseluruhan;
- Alat untuk mengukur biaya-biaya dari kegiatan perusahaan
